Tipy pro psaní skvělé rady Papírové desky jsou pro rozhodovací proces organizace zásadní. Měly by být snadno čitelné a stručné a měly by obsahovat všechny informace potřebné k informovanému výběru. Často však mohou být ohromující. Abyste se tomu vyhnuli, je dobré řídit se těmito tipy a napsat papír na tabuli, který upoutá pozornost vaší organizace. Prvním krokem je určení účelu deskového papíru. Ať už má dokument poskytnout základní informace, navrhnout strategii nebo doporučit, hlavním cílem je informovat správní radu. Papír může například obsahovat přehled charitativních cílů, strategii pro jejich realizaci nebo diskusi o možných rozhodnutích. Jako člen představenstva jste odpovědní za to, že budete mít aktuální informace o dění v organizaci, včetně případných rizik a výzev. Je důležité mít jasno v povaze a velikosti všech rizik, protože mohou mít dopad na výsledek zásadního rozhodnutí. Stejně tak je dobré mít jasno v klíčových metrikách, které sledujete.
Dokumenty správní rady by také měly obsahovat stručné shrnutí. Nemělo by to být více než čtyři nebo pět řádků a mělo by to vysvětlovat, proč by správní rada měla doporučit konkrétní postup. Papír by měl také obsahovat popis toho, kdo další návrh posuzoval. Měl by obsahovat všechny potřebné informace s dostatečným zázemím a podrobnostmi, aby bylo možné učinit informované rozhodnutí. Papír může například obsahovat část o financích charity nebo o její historii. I když samotný papír na desce by neměl mít více než tři nebo čtyři stránky, je dobré vyřadit zbytečné detaily, jako jsou seznamy a zkratky. Dalším tipem pro psaní skvělého deskového papíru je používat obyčejnou angličtinu. To znamená udržovat jazyk snadno srozumitelný a neměl by obsahovat legalistická slova. Místo toho by měla být práce napsána v pojmech, kterým rozumí všichni, dokonce i lidé, kteří nemají zkušenosti s podnikáním.
Je dobré se poradit s ostatními členy představenstva, zejména s těmi, kteří mají technické znalosti nebo speciální odbornost. Tito lidé vám mohou pomoci při vývoji deskového papíru, který vyhovuje vašim potřebám. Ve skutečnosti je dobré je požádat o vstup do papíru, než začnete. Tímto způsobem můžete zajistit, že dokument je přesný a přizpůsobený konkrétním potřebám vaší rady. Jakmile shromáždíte informace, je čas připravit dokument. Obvykle jsou nejúčinnější deskové papíry ty, které obsahují nejdůležitější fakta. Měli byste zahrnout seznam nejdůležitějších informací a poté vyřadit nedůležité položky. V závislosti na typu papíru mohou být nejdůležitější údaje uvedeny v tabulce, diagramu nebo infografice. Papíry ve správní radě jsou jedním z největších zdrojů tření mezi správními radami a managementem. Ale pokud jste udělali svůj domácí úkol, měli byste být schopni vytvořit dokument, který je relevantní pro rozhodovací procesy vaší rady.
